确认函格式范文及注意事项

一、确认函的定义和作用

确认函是一种通信文书，在商务活动中应用广泛。其主要作用是确认某些事项或情况的真实性，并且以此作为双方交易的有效凭证之一。比如，在合同签订之前，需要核实某些重要信息时，可以发出确认函进行确认。

二、确认函的基本格式

确认函的格式并没有统一的标准，但一般包括以下要素：信头、正文、。其中信头包括发函单位名称、地址、电话、传真、电子邮件等；正文部分是确认函的主体内容，要点清晰、明确；部分包括发函日期、签字等。 以某公司发送确认函给某个客户为例，具体格式如下：

信头部分

发函单位名称：XXX公司 地址：XXX市XXX区XXX路XX号 电话：XXX-XXXXXXX 传真：XXX-XXXXXXX 电子邮件：XXX@XXX.com

正文部分

尊敬的XX客户： 　　您好！我们非常感谢您对我们公司的支持和信任。 　　根据我们公司与您的协议，就以下事项，现确认如下： 　　1. XX产品的价格为XXXX元/台，此价格有效期为XXXX年X月X日。 　　2. XX产品的交货期为XX天。 　　3. XX产品的保修期为XX年。 　　确认函为真实有效，如有异议，请及时与我们联系。 　　

部分

此函为真实有效的确认函，恳请您签字并盖章回传，以作为双方交易的有效凭证。 发函日期：XXXX年X月X日

三、确认函的注意事项

1. 确认函的内容应该尽可能详尽，避免模糊不清的表述，以免造成误解。 2. 确认函的字眼应当准确，赞同的用“确认”、不赞同的用“否认”。 3. 在确认函的收信人处，需注明接收人的姓名、地址、联系电话等信息。 4. 在发送确认函时，注意确定发送时间和合适的方式（如：邮寄、传真、电子邮件等）。 5. 在确认函中，各项事实如与接收人不符，及时修正和更正，并确认收信人已经接收到更正情况。

总结

确认函是商业交易中必不可少的一种通信方式，具有重要的法律效力。确认函需要明确、准确表述所确认的事项，确保双方交易的真实性和有效性。同时，在发送确认函时，需要根据实际情况进行调整，以达到更好的效果。